Häufig müssen bei Projekten mehrere Bälle in der Luft gehalten werden. Analoge und digitale Lösungen helfen, den Überblick zu behalten. Post-its, Notizen im Kalender, To-do- oder OPos-Listen werden entweder klassisch auf Papier oder digital gepflegt; letzteres zumeist in Excel. Aber, wie ein führendes deutsches Digitalmagazin feststellte: Oft gibt es eine Software-Lösung, die besser passt.
Excel ist häufig das Mittel der Wahl, wenn Projekte strukturiert und gemanagt werden sollen. So auch für einen Kunden aus dem Asset Management, für den NewMark seit mehreren Jahren regelmäßig vertriebsunterstützende Unterlagen aktualisieren. Monatlich werden mehr als hundert Dokumente – Präsentationen, Broschüren, Zweiseiter – in einer Liste festgehalten und in einem wiederkehrenden Prozess überarbeitet. Sie durchlaufen dabei abgesehen vom Standard „To-do“, „in Arbeit“ und „Freigegeben“ weitere Einzelschritte der Prozesskette. Solange die Aufgaben von einer einzigen Person bearbeitet wurden, war Excel ein hilfreiches Programm, um den Überblick über die laufenden Aufgaben zu behalten. Mit steigender Komplexität des Projekts in zwei Dimensionen – Umfang und Projektbeteiligte – stößt Excel an seine Grenzen.
Da sowohl das Auftragsvolumen in Form der Anzahl von Dokumenten als auch die Teamgröße wuchs, wurden auch Projektmanagement und -administration anspruchsvoller. Und damit eine eher revolutionäre denn evolutionäre Lösung vonnöten. Damit das Team weiterhin den Herausforderungen des Tagesgeschäfts gewachsen blieb, führten wir mit Kanban eine Lösung aus dem agilen Projektmanagement ein.
Für uns wichtige Elemente aus Kanban:
• Die Visualisierung des aktuellen Stands der verschiedenen Arbeitsschritte mithilfe des Kanban-Boards, sodass ein besserer Überblick gewährleistet ist.
• Damit einhergehend die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu einzelnen Aufgaben für alle zugänglich abzulegen.
• Die Möglichkeit der selbständigen Organisation jedes einzelnen Teammitglieds.
• Die Möglichkeit, komplexe Workflows abzubilden.
Bevor wir eine digitale Lösung etablierten, führten wir mithilfe eines Whiteboards über zwei Monate einen Praxistest im Team durch. Dies war der Prototyp für unser digitales Kanban-Board. Heute bilden wir darin unseren Workflow ab. Dies hat die einzelnen Teammitglieder befähigt, einen besseren Überblick über den aktuellen Stand in der Masse der Aufgaben zu behalten. Zudem bietet die digitale Lösung Transparenz über das Projekt, so dass dem Kunden jederzeit Auskunft über den Stand einzelner Unterlagen im Prozess gegeben werden kann, ohne selbst daran beteiligt zu sein. Ebenso werden wichtige Entscheidungen und Informationen im Tagesgeschäft dokumentiert.
Für das Reporting an unseren Kunden setzen wir weiterhin Excel ein. Deshalb fiel unsere Wahl auf eine Lösung, die die entsprechenden Schnittstellen und Export-Funktionen in das entsprechende Format anbietet: taiga.io.